ثبت و نگهداری پیامهای الکترونیکی
ثبت و نگهداری پیامهای الکترونیکی فرآیندی است که اطلاعات مرتبط با انواع پیامهای الکترونیکی را ذخیره میکند. این پیامها شامل ایمیل، پیامهای فوری، پیامهای صوتی، پیامک و حتی محتوای رسانههای اجتماعی مانند پستها، چتها و تصاویر دیجیتال میشوند.
پیشینه
با افزایش مقرراتی مانند قانون ساربنز-آکسلی، شرکتها ملزم به نگهداری سوابق الکترونیکی شدهاند. تخلف از این مقررات جریمههای سنگینی را به همراه داشته است. برای مثال، مورگان استنلی ۱.۴۵ میلیارد دلار و مریل لینچ ۲.۵ میلیون دلار جریمه شدند.
چگونگی عملکرد
سیستم ارتباطی، پیامهای ورودی و خروجی را شناسایی و اطلاعاتی از آنها را در قالب «پیام ثبتشده» ذخیره میکند. این پیامها شامل محتوا، زمان، تاریخ و اطلاعات فرستنده/گیرنده هستند. پیامهای ثبتشده به صورتリアルزمان یا دورهای آرشیو میشوند.
تفاوت ثبت و آرشیو
ثبت پیامها در حین انتقال انجام میشود و به صورت رمزگذاریشده ذخیره میگردد. در مقابل، آرشیو کردن عمدتاً برای پشتیبانگیری یا انتقال به محل دیگر است و کاربران ممکن است به آرشیو خود دسترسی داشته باشند.
پیادهسازی در سیستمها
مایکروسافت و IBM از جمله شرکتهایی هستند که ویژگی ثبت پیامها را در محصولات خود مانند Exchange و Lotus Domino پیادهسازی کردهاند. این سیستمها از قواعد از پیش تعریفشده برای انتخاب پیامهای قابل ثبت استفاده میکنند.